Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat ik als behandelend therapeut een dossier aanleg. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).

Behalve de WBGO zijn de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de beroepscode van mijn beroepsvereniging NWP (Natuurgeneeskundig Werkende Professionals) en van de koepel KAB (Koepel Alternatieve Behandelwijzen) van toepassing op mijn werk. Hieronder valt ook de geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim).

Deze zijn van invloed op de wijze waarop en de doeleinden waarvoor ik persoonsgegevens vastleg.

Een eventueel waarnemend collega is eveneens aan een geheimhoudingsplicht gebonden en hanteert dezelfde regels.

1. 
   Wettelijke grondslag voor de registratie
   
   Ik ben als therapeute gerechtigd in de zin van de wet AVG om uw persoonsgegevens te registreren en te verwerken op de grondslag dat ik u hiervoor middels dit document uitdrukkelijk om toestemming vraag. U kunt deze toestemming op elk moment herroepen, waarvan u mij dan op de hoogte dient te stellen. 


De formele toestemming verkrijg ik door het, voorafgaand aan het intakegesprek, laten ondertekenen van een verklaring van toestemming. (In geval van een minderjarige dienen de ouders/verzorgers toestemming te geven).        U ontvangt een exemplaar hiervan voor uw eigen administratie.

Middels een afspraakbevestiging per e-mail heb ik u reeds verwezen naar mijn website www.mariaedithiin.nl voor het privacy beleid en de van toepassing zijnde algemene voorwaarden.

U bent uiteraard niet verplicht om gegevens aan mij te verstrekken. Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst zijn echter enkele gegevens (zoals persoons- en medische gegevens) noodzakelijk te noemen. U kunt voor wat betreft de overige genoemde informatie en doeleinden aangeven op de verklaring van toestemming dat u niet wilt dat deze op enigerlei wijze, schriftelijk of digitaal door mij wordt geregistreerd.

2. Als therapeute verwerk ik (mogelijk) de volgende persoonsgegevens:

Persoonsgegevens van cliënten.
Ik registreer de volgende gegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht, zorgverzekeraar, huisarts, gegevens ouders (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht) en evt. naam school bij minderjarigen tot 16 jaar.

Ik verzamel deze gegevens ten behoeve van het aanleggen van een dossier, het onderhouden van contact (per telefoon en e-mail), het opstellen en toesturen van facturen (per e-mail of gewone post), en het bijhouden van een agenda.

Behandel- en medische voorgeschiedenis.
Ik informeer bij cliënten over hun (globale) medische en therapeutische voorgeschiedenis, en maak daarover notities. Het doel hiervan is het bijdragen aan de veiligheid tijdens de therapie, en een inhoudelijke bijdrage aan de therapie zelf.

Persoonlijke geschiedenis, gevoelens, overtuigingen etc.
Tijdens consulten met cliënten komen veel persoonlijke en emotionele onderwerpen aan bod. Ik kan hierover aantekeningen maken in een ‘sessieverslag’. Deze verslagen zijn gericht op de inhoudelijke continuïteit en ontwikkeling van de therapie.

Bezoekgegevens, e-maildialoog en telefonische contacthistorie.
Ik registreer afspraken met cliënten in een papieren en digitale agenda. Ik e-mail met cliënten via het e-mailadres info@mariaedithiin.nl . Deze e-mails worden opgeslagen op de e-mailserver van het domein mariaedithiin.nl en outlook.com. Op mijn mobiele telefoon (met telefoonnummer 06-55988943 wordt de contacthistorie (telefonisch) bijgehouden.

Op de factuur die cliënten van mij ontvangen staan de gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat cliënten deze factuur eventueel kunnen indienen bij hun zorgverzekeraar:

• naam, adres, woonplaats;
• geboortedatum;
• datum van de behandeling;
• korte omschrijving van de behandeling (o.a. prestatiecode).

De gegevens uit uw dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:

• Om andere zorgverleners (zoals huisarts) te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar;
• Indien noodzakelijk, voor het gebruik voor waarneming tijdens mijn afwezigheid;
• Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing;
• Om u (per e-mail of gewone post) te informeren over onderwerpen die zijn gerelateerd aan de therapie die ik geef.

3. Uw rechten

U heeft, als betrokkene, ten aanzien van de registratie van uw persoonsgegevens een aantal rechten. Hieronder volgt een kort overzicht van enkele belangrijke rechten. Een volledig overzicht van uw rechten en aanvullende bepalingen, kunt u vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het recht op inzage.
U heeft het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die ik tijdens de therapie heb geregistreerd. U kunt vragen om een schriftelijke, of digitale inzage in uw gegevens.

Het recht op verwijdering.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens die ik heb geregistreerd te laten verwijderen, uitgezonderd de gegevens die ik vanuit andere wettelijke verplichtingen dien te bewaren (bijvoorbeeld gegevens op facturen), of gegevens die ik op basis van voorschriften van mijn beroepsvereniging(en) en/of geschillencommissies dien te bewaren.

Het recht op wijziging.
Indien u het vermoeden heeft dat uw persoonsgegevens die ik verwerk niet correct zijn, dan wel incompleet, kunt u een verzoek indienen tot wijziging of aanvulling van deze gegevens.

Het recht op beperking.
U heeft het recht om te eisen dat ik als therapeute (tijdelijk of permanent) elke verwerking (wijziging, aanvulling en toepassing etc.) van uw gegevens staak.

Het recht op het indienen van een klacht bij de toezichthouder.
U heeft het recht om ten aanzien van mijn verwerking van uw persoonsgegevens een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het recht op het op elk moment intrekken van deze toestemming.
U heeft het recht deze (gehele/gedeeltelijke) toestemming te herroepen. Vanaf dat moment mag ik als therapeut uw persoonsgegevens niet meer gebruiken, en geen nieuwe persoonsgegevens van u verwerken.

Indien u een verzoek aan mij richt in het kader van één van de bovenstaande rechten, ontvangt u binnen één maand een reactie op uw verzoek.

4. Bewaartermijn
   
   In principe bewaar ik mijn dossiers 20 jaar, gerekend vanaf de datum van vastlegging van ieder afzonderlijk gegeven. Ik kan echter oordelen dat het bewaren van sommige informatie niet noodzakelijk is. De bewaartermijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling. Voor minderjarigen geldt dat de bewaartermijn van 20 jaar ingaat vanaf het achttiende levensjaar. Wanneer cliënten eerder komen te overlijden, geldt de bewaartermijn van 20 jaar vanaf de datum van overlijden.
5. Voorzorgsmaatregelen ten aanzien van de veiligheid (privacy) van gegevens

Het is niet alleen mijn wettelijke plicht, maar ook mijn uitdrukkelijke intentie om bij de verwerking van uw persoonsgegevens zorgvuldig en veilig te handelen, binnen de grenzen van redelijkheid ten aanzien van de inspanningen en investeringen die ik hiervoor kan doen. Voor wat betreft documenten en aantekeningen op papier tref ik voorzorgsmaatregelen op het gebied van brand, waterschade, verlies en diefstal.
Bij digitale en eventueel geautomatiseerd verwerkte gegevens tref ik aanvullende beschermingsmaatregelen tegen data-verlies door apparatuur-defecten, ongeoorloofde inzage (‘hacken’) en diefstal of verlies van apparatuur.
Indien de veiligheid en integriteit van de informatie voor u redenen tot zorg zijn, dan kan ik u op verzoek nader informeren over de genoemde veiligheidsmaatregelen.